Hoe een kleine (zorg) organisatie weer ruimte kreeg om te groeien

De afgelopen 2 jaren heb ik intensief samengewerkt met De Koffer van KAAT, een kleinschalige woon- en zorgorganisatie voor (jong)volwassenen die ondersteuning nodig hebben bij wonen, leven en werken.

Zoals bij veel kleine zorginitiatieven begon het met een enorme dosis betrokkenheid, ondernemerschap en liefde voor de doelgroep. Maar wanneer een organisatie groeit, groeit ook de complexiteit. Denk aan financiën, HR, wet- en regelgeving, contracten, verzekeringen, subsidies, personeelszaken en kwaliteitskaders.

En precies daar kwam mijn rol in beeld.

Orde scheppen in groei

Mijn opdracht bij KAAT begon met het bijwerken en ordenen van de financiele omgeving maar er ontstond uiteindelijk een brede vraag:

“Kun je met ons meekijken naar hoe we de organisatie sterker en toekomstbestendig kunnen maken?”

Wat volgde was geen strak uitgestippeld projectplan, maar een proces waarin we samen stap voor stap ontdekten waar de grootste behoefte lag. Daarbij werkte ik steeds in nauwe afstemming met de ondernemers van KAAT. Hun betrokkenheid, visie en dagelijkse ervaring in de zorgpraktijk waren daarbij van onschatbare waarde.

Belangrijk om te benoemen: veranderingen in een organisatie gaan zelden in één rechte lijn. Soms kom je erachter dat iets anders moet, soms moet je opnieuw kijken naar wat eerder is bedacht. Juist door regelmatig overleg, samen reflecteren en bijsturen, zijn we telkens een stap verder gekomen.

Mijn rol was daarbij vooral om overzicht te creëren, mogelijkheden inzichtelijk te maken en te helpen bij het vertalen van ideeën naar praktische stappen.

Structuur aanbrengen in verschillende onderdelen

In de afgelopen jaren hebben we samen onder andere gewerkt aan:

Financiële structuur

• Inrichten en optimaliseren van financiële processen in Exact Online
• Opstellen van begrotingen en liquiditeitsprognoses
• Advisering rondom PGB-tarieven en indexeringen
• Zoeken naar en vinden van juiste partners passend bij de onderneming

HR en personeelsbeleid

• Opstellen en aanpassen van arbeidsovereenkomsten
• Begeleiding bij langdurig verzuim en UWV-trajecten
• Opstellen van functieprofielen en interne evaluaties
• Structuur aanbrengen in HR-documentatie

Organisatie en kwaliteit

• Meedenken over kwaliteitssystemen en protocollen
• Ondersteuning bij wetgeving zoals de Wet zorg en dwang (Wzd)
• Opstellen van huisregels, algemene voorwaarden en interne documenten
• Structuur aanbrengen in interne communicatie

Projecten en organisatieontwikkeling

• Ondersteuning bij brandveiligheidsvraagstukken en regelgeving
• Subsidieonderzoek en financieringsvraagstukken
• Netwerkontwikkeling met andere zorgorganisaties
• Structuur aanbrengen in diverse organisatieprojecten

Al deze stappen zijn niet door één persoon gerealiseerd. Ze zijn het resultaat van samenwerking, gesprekken, soms stevige vraagstukken en vooral een gedeelde wens om de organisatie duurzaam neer te zetten.

Wanneer ondersteuning eigenlijk overbodig wordt

Het mooie van dit soort trajecten is dat het uiteindelijk de bedoeling is dat een organisatie zelf verder kan.

En dat is precies wat er bij KAAT is gebeurd.

De processen staan, er is meer overzicht in verantwoordelijkheden en het team kan zelfstandig verder bouwen aan de toekomst van de organisatie.

Mijn rol is daardoor veranderd. Waar ik eerst breed betrokken was bij organisatieontwikkeling, richt ik mij nu vooral nog op de financiële zaken en periodieke ondersteuning.

En eigenlijk is dat precies het moment waarop een samenwerking laat zien dat er iets blijvends is opgebouwd.

Nieuwe ruimte voor nieuwe organisaties

Doordat mijn inzet bij KAAT is afgeschaald, ontstaat er weer ruimte in mijn agenda.

Vanaf dit moment ben ik 16 tot 24 uur per week beschikbaar om andere organisaties te begeleiden naar zelfstandigheid. Dit kan binnen de zorg zijn, maar ik sta ook open voor andere kleine organisaties.

Mijn kracht ligt in het ondersteunen van het management in verschillende rollen:

• financieel inzicht
• HR-ondersteuning
• organisatieontwikkeling
• praktische implementatie

Ik werk graag met organisaties die inhoudelijk sterk zijn, maar merken dat de organisatie steeds complexer wordt.

Vaak zijn dat kleine tot middelgrote organisaties waar veel gebeurt, maar waar structuur en overzicht het verschil kunnen maken.

Op zoek naar versterking?

Herken je dat jouw organisatie groeit, maar dat processen, financiën of HR-zaken achterblijven?

Of merk je dat er behoefte is aan iemand die meedenkt, meebeweegt én structuur aanbrengt, altijd in samenwerking met de mensen binnen de organisatie? Dan denk ik graag mee.

Misschien kan ik ook voor jouw organisatie een waardevolle en blijvende bijdrage leveren.

Neem gerust contact met mij op via het onderstaande contactformulier.