Hoe een kleine (zorg) organisatie weer ruimte kreeg om te groeien

De afgelopen 2 jaren heb ik intensief samengewerkt met De Koffer van KAAT, een kleinschalige woon- en zorgorganisatie voor (jong)volwassenen die ondersteuning nodig hebben bij wonen, leven en werken.

Zoals bij veel kleine zorginitiatieven begon het met een enorme dosis betrokkenheid, ondernemerschap en liefde voor de doelgroep. Maar wanneer een organisatie groeit, groeit ook de complexiteit. Denk aan financiën, HR, wet- en regelgeving, contracten, verzekeringen, subsidies, personeelszaken en kwaliteitskaders.

En precies daar kwam mijn rol in beeld.

Orde scheppen in groei

Mijn opdracht bij KAAT begon met het bijwerken en ordenen van de financiele omgeving maar er ontstond uiteindelijk een brede vraag:

“Kun je met ons meekijken naar hoe we de organisatie sterker en toekomstbestendig kunnen maken?”

Wat volgde was geen strak uitgestippeld projectplan, maar een proces waarin we samen stap voor stap ontdekten waar de grootste behoefte lag. Daarbij werkte ik steeds in nauwe afstemming met de ondernemers van KAAT. Hun betrokkenheid, visie en dagelijkse ervaring in de zorgpraktijk waren daarbij van onschatbare waarde.

Belangrijk om te benoemen: veranderingen in een organisatie gaan zelden in één rechte lijn. Soms kom je erachter dat iets anders moet, soms moet je opnieuw kijken naar wat eerder is bedacht. Juist door regelmatig overleg, samen reflecteren en bijsturen, zijn we telkens een stap verder gekomen.

Mijn rol was daarbij vooral om overzicht te creëren, mogelijkheden inzichtelijk te maken en te helpen bij het vertalen van ideeën naar praktische stappen.

Structuur aanbrengen in verschillende onderdelen

In de afgelopen jaren hebben we samen onder andere gewerkt aan:

Financiële structuur

• Inrichten en optimaliseren van financiële processen in Exact Online
• Opstellen van begrotingen en liquiditeitsprognoses
• Advisering rondom PGB-tarieven en indexeringen
• Zoeken naar en vinden van juiste partners passend bij de onderneming

HR en personeelsbeleid

• Opstellen en aanpassen van arbeidsovereenkomsten
• Begeleiding bij langdurig verzuim en UWV-trajecten
• Opstellen van functieprofielen en interne evaluaties
• Structuur aanbrengen in HR-documentatie

Organisatie en kwaliteit

• Meedenken over kwaliteitssystemen en protocollen
• Ondersteuning bij wetgeving zoals de Wet zorg en dwang (Wzd)
• Opstellen van huisregels, algemene voorwaarden en interne documenten
• Structuur aanbrengen in interne communicatie

Projecten en organisatieontwikkeling

• Ondersteuning bij brandveiligheidsvraagstukken en regelgeving
• Subsidieonderzoek en financieringsvraagstukken
• Netwerkontwikkeling met andere zorgorganisaties
• Structuur aanbrengen in diverse organisatieprojecten

Al deze stappen zijn niet door één persoon gerealiseerd. Ze zijn het resultaat van samenwerking, gesprekken, soms stevige vraagstukken en vooral een gedeelde wens om de organisatie duurzaam neer te zetten.

Wanneer ondersteuning eigenlijk overbodig wordt

Het mooie van dit soort trajecten is dat het uiteindelijk de bedoeling is dat een organisatie zelf verder kan.

En dat is precies wat er bij KAAT is gebeurd.

De processen staan, er is meer overzicht in verantwoordelijkheden en het team kan zelfstandig verder bouwen aan de toekomst van de organisatie.

Mijn rol is daardoor veranderd. Waar ik eerst breed betrokken was bij organisatieontwikkeling, richt ik mij nu vooral nog op de financiële zaken en periodieke ondersteuning.

En eigenlijk is dat precies het moment waarop een samenwerking laat zien dat er iets blijvends is opgebouwd.

Nieuwe ruimte voor nieuwe organisaties

Doordat mijn inzet bij KAAT is afgeschaald, ontstaat er weer ruimte in mijn agenda.

Vanaf dit moment ben ik 16 tot 24 uur per week beschikbaar om andere organisaties te begeleiden naar zelfstandigheid. Dit kan binnen de zorg zijn, maar ik sta ook open voor andere kleine organisaties.

Mijn kracht ligt in het ondersteunen van het management in verschillende rollen:

• financieel inzicht
• HR-ondersteuning
• organisatieontwikkeling
• praktische implementatie

Ik werk graag met organisaties die inhoudelijk sterk zijn, maar merken dat de organisatie steeds complexer wordt.

Vaak zijn dat kleine tot middelgrote organisaties waar veel gebeurt, maar waar structuur en overzicht het verschil kunnen maken.

Op zoek naar versterking?

Herken je dat jouw organisatie groeit, maar dat processen, financiën of HR-zaken achterblijven?

Of merk je dat er behoefte is aan iemand die meedenkt, meebeweegt én structuur aanbrengt, altijd in samenwerking met de mensen binnen de organisatie? Dan denk ik graag mee.

Misschien kan ik ook voor jouw organisatie een waardevolle en blijvende bijdrage leveren.

Neem gerust contact met mij op via het onderstaande contactformulier.

Sinds mijn inschrijving bij de Kamer van Koophandel is ben ik wekelijks bezig voor mijn opdrachtgevers. Heb ondertussen drie opdrachtgevers:

• Bloei!
• Growers Advice 4U
• De Koffer van KAAT BV

Alle drie heel verschillend van elkaar. Dus ook heel divers wat betreft de opdrachten. De opdrachtgever van Bloei! vroeg om een geordend en samengevoegd Excel document vanuit verschillende programma’s. Bloei! is een bedrijf voor coaching in kleur. Iets voor jou? Kijk op Bloei.biz.

Voor GA4U heb ik een website opgebouwd en een zakelijke LinkedIn pagina gemaakt. Hierop zet ik regelmatig feeds die ik maak met verhalen vanuit de coöperatie. GA4U is een coöperatie van ex-tuinders die vooral in het buitenland groente telers helpen, hun bedrijf op een hoger plan te zetten. Nieuwsgierig naar de heren van GA4U, check growersadvice4u.com

De Koffer van KAAT is een 24 uur- zorglocatie waar ik wekelijks op locatie werk aan een heel breed scala van werkzaamheden. Mijn grootste opdracht en het meeste werk heb ik met het ordenen en geordend houden van de financiële zaken via Exact Online. Daarnaast heb ik een stuk HR op mij genomen. Wat inhoudt dat ik me bezighoud met het maken van:

• contracten
• werkgeversverklaringen
• VOG’s aanvragen
• Ziekte en verzuim registratie

Als preventie medewerker houd ik mij bezig met Risico, Inventarisatie en Evaluatie en verschillende protocollen die daarbij horen.

Het ontwikkelen van een KWS is momenteel een van de prioriteit bij het management van De Koffer van KAAT. Daarvoor ontwikkelen we samen routekaarten. Hierbij houden we rekeningen met de KAAT taal en worden ze uiteindelijk in de ISO 9001 geplaatst.

Het werk is over het algemeen heel divers en het voelt goed omdat ik echt merk dat ik verschil kan maken.

Mijn werk verveelt geen moment.

Een goed begin is het halve werk

Op 2 januari jl. ben ik officieel gestart met mijn werk als zelfstandige(zonder personeel).

Klus nr. 3

Ik ben er direct goed ingedoken! In Goed Bericht vertelde ik over de onverwachte pitch bij een manager in de zorg. Vrij vlot hierna kreeg ik een bericht van haar, en zijn we het samen eens geworden over de administratieve ondersteuning die zij nodig had en ik kon leveren. Het blijkt een behoorlijk leuke en grote klus te zijn. Ik leer enorm veel in zeer korte tijd. Een boekhoudprogramma beheren, CAO en lonen in de zorg, en de structuren in dit bedrijf. Maar ook vertrouwde inzichten en jargon komen terug uit de tijd dat ik samen met Enno de rozenkwekerij beheerde. Ik besef me weer dat ik ook daar heel veel geleerd heb, dat komt heel goed van pas en geeft vertrouwen.

Exact

Wat wel grappig is om te vermelden is dat tijdens mijn opleiding op het ROC ik de kans had om in het onderdeel financieel te doen, maar dit niet had gedaan. Ik dacht dat dit niet iets voor mij was. Maar nu ben ik er toch mee bezig. Exact Online rekent gelukkig zelf, maar het invoeren e.d. is prima te doen. Het programma blijft me uitdagen om meer te willen weten, en te doen. Ik ben er nog niet, maar heb er lol aan, en bijt me er ouderwets in vast.

POLL

Zo, doei, doei, 2022. Het was me het jaartje wel! Eentje die je niet snel vergeet. Het doet van alles met me, maar ook weer niet veel.

Afsluiting

Ik heb de behoefte om dit jaar symbolisch af te sluiten. Mijn vlechten hangen nog aan een plankje in de keuken. Die zijn vroegtijdig geoogst om de overgang naar helemaal kaal wat minder heftig te laten verlopen. Ik ga ze verbranden heb ik besloten. Mijn vorm van afsluiting van de periode van ziek-zijn. Ook al is het me enorm mee gevallen. Alle behandelingen zijn klaar. Nu alleen nog controles.

Stil staan en vooruit kijken

Trots op mijn gezin die lijdzaam moest toekijken hoe ik alle behandelingen, controles, en uitslagen moest ondergaan. Maar ook dat ze mij de ruimte gaven voor het doen en afronden van mijn opleiding. Ik kijk uit naar de kerstdagen met de familie, en naar het uitzwaaien van 2022.

Begin januari ga ik officieel beginnen met mijn bedrijf en schrijf ik me in bij de KvK. Als virtueel assistent ondersteun ik managers en bedrijven met verschillende processen. Maar daar schrijf ik volgende maand over.

Voor nu, voor iedereen, hele fijne dagen en een goed en vooral gezond 2023

Plaatje is een tekening/schilderij van Marius van Dokkum. Check zijn museum in Harderwijk. Ik ben fan van zijn werk.

Het was een enorme opluchting toen we, na de tweede operatie, op veertien oktober hoorde dat het weefsel van de tien klieren, en stukje uit de borst, ‘schoon’ bleek te zijn. Dit betekend dat ik door mag voor de bestralingen. Daar hoor ik volgende week meer over.

Operatie 2.0

Of toch maar niet….

Ook dit keer verloopt de genezing verbazendwekkend vlotjes. Binnen een week was ik weer aardig actief. De wonden genezen snel, en ik durf mij behoorlijk vrij te bewegen. Tweede week fietste ik al weer, en loop weer langere stukken met de hond. Ik voel me mentaal ook goed. Ik probeer me over te geven aan de vermoeidheid, die soms plotseling tegen het eind van de dag, begin vd avond opkomt. Ik ga dan ook gewoon naar bed. Kan de klok rond slapen. Heerlijk.

Waar ik de afgelopen dagen last van heb is het willen reageren op toffe vacatures die ik tegenkom. Ik heb al vaak op het punt gestaan mijn CV en motivatie te sturen. Iets in mij houd me tegen. Gek, of toch (maar) niet….?!

Pitchen

Tussen alle gezondheidsprocessen door, ben ik nog wel wat aan het werken voor twee opdrachtgevers. Het zijn niet al te grote opdrachten en dus prima te doen op deze manier. Sterker nog, ik merkte dat ik onlangs in gesprek met een onderneemster in de zorg, mezelf weer aan het ‘pitchen’ was. Of het mijn derde opdracht wordt weet ik niet natuurlijk. Maar dit gaf me toch al weer een goed gevoel.

Het is een leuk grapje die bij mij regelmatig terugkomt.

De cursus, “Omgaan met teleurstellingen” van vanavond, gaat niet door.

Helaas toch een teleurstelling te verwerken en ik merk dat mijn zonnige kant maar moeilijk met deze schaduwzijde om kan gaan.

De operatie van acht september is goed gegaan, maar uit de zeven, op kweek gezette, klieren blijken er vijf te zijn aangetast met kanker en twee niet. Teveel en dus een indicatie voor een ‘KlierenToilet’ wat inhoud dat ze alle klieren uit de linker oksel en omgeving weg gaan halen. Ook is er aan één kant van de tumor uit de borst nog een voorstadium van kanker gevonden. Dit betekend dat ook de linkerborst nog een keer wordt aangepakt. Het was nog even spannend of dit een amputatie zou betekenen, maar dat hoefde niet. De Patholoog had een duidelijke aanwijzing waar deze cellen te vinden zijn. Op die plek wordt nog een paar centimeter weggehaald.

Vijf oktober mag ik me om half elf melden in Sneek, dit keer blijf ik ook een nacht.

Winteren

Onlangs het boek ‘Winteren’ gekregen van een goede vriendin. Zij haalde troost uit dit boek in een donkere en onzekere periode van haar leven. Nou ben ik niet zo heel gedreven in het ‘Winteren’ waar dit boek op doelt, maar iets in mij zegt dat het goed is om het te toe te laten, en eens kijken hoe en of ik dat kan. Ik merk dat ik er wel behoefte aan heb.

Onrustig

Ondanks dat ik graag de kunst van het ‘Winteren’ onder de knie wil krijgen ben ik toch onrustig. Ik sta stil, overdenk (iets te veel naar mijn smaak), heb even geen inspiratie, zoekend naar een hobby om mijn gedachtes te verzetten. Dat is iets waarin ik mezelf niet herken. Een beetje beangstigend, maar toch ook nieuwsgierig naar wat er gebeurd in mij. Is dit nou dat wat er bedoeld wordt met het boek? Mag ik dit toelaten? Maar jeetje, dit zit zo niet in mijn aard……

KvK

Het plan was om me in te schrijven bij de Kamer van Koophandel in augustus. Doordat steeds afspraken en onderzoeken voorang kregen schoof ik die afspraak voor me uit. Nu heb ik (en op aanraden van mijn persoonlijke adviseur=Enno) besloten dit nog even uit te stellen tot januari 2023. Een vervolgopleiding staat ook nog steeds op mij todo lijst.

Eerst maar even ‘Winteren’.

Promo

Na onze, kort onderbroken, gezinsvakantie, en een weekje rondom huis, ben ik met Enno vertrokken naar Halsbach, Bayeren, Duitsland. Daar heb ik heerlijk een weekje op de bovenverdieping van een boerderij geleefd, uitgerust, en de omgeving verkend. Enno was overdag op de kwekerijen en kwam tegen eind van de middag mij ophalen om samen wat van de omgeving te zien. Ik heb een nieuwe camera aangeschaft en me daarmee prima vermaakt. Heb, voor het bedrijf waar Enno werkt, nog een promo gemaakt. Was erg leuk om te doen, maar ook om in de kassen rond te kijken door de lens van een camera.

Uitslagen

Tien augustus vertelde de chirurg het goede nieuws dat er geen kankercellen in de biopten zijn gevonden. Ze wilde toch voor de zekerheid, en naar mijn verwachting, nogmaals een PET/CT-scan laten doen. Fijn! Zekere voor het onzekere nemen, daar ben ik helemaal voor. Deze uitslag kregen we de volgende dag al.

Er is dit keer maar één klier gevonden. Weet je nog? Bij de eerste onderzoeken zagen ze er wel zes! Dikke verbetering dus. Ook voor de aanstaande operatie. Die zal minder heftig zijn, dan eerder gedacht. Een borstsparende operatie, en het verwijderen van de schild- of poortwachtersklier, plus de klier die een marker heeft, en de klier die zich openbaarde tijdens de laatste scan. Dit zouden heel goed alle drie dezelfde klier kunnen zijn. Dit zal tijdens de operatie duidelijk worden.

In mijn laatste bericht ging het onder andere over de korte en, door een MRI en laatste chemo, onderbroken vakantie. Inmiddels is de vakantie voorbij. Ben ik al weer wat wijzer over de stand van zaken rondom mijn borstkanker, en is de operatie voor komende donderdag (acht september) gepland.

Het is zomertijd. Voor mij een drukke tijd wat betreft afspraken, onderzoeken en uitslagen in en van het ziekenhuis.

Maar voor ik daar nog wat specificeer op inga, wil ik nog wat foto’s delen van mijn diploma-uitreiking en het officiële afscheid van het Emelwerda College.

Er is mooi en positief gesproken op beide mijlpalen.

Linda is accuraat, optimistisch, ze heeft doorzettingsvermogen en wilskracht.

_{Manager bedrijfsvoering}

Tijdens de studie was Linda, gretig, positief, en leergierig.

_{Studiebegeleider secretariële beroepen ROC Friese Poort}

Gezondheid

Wat betreft mijn gezondheid kan ik vertellen dat de chemo’s nu klaar zijn. Dat is zo’n fijn idee. Nu kan ik werken aan mijn conditie zodat ik sterk en fit de operatie in kan.

Een MRI heeft kunnen aantonen dat de tumor in de borst nog niet weg is maar wel duidelijk verminderd. Dit konden ook wij goed zien op de scan.

Tijdens een echo zijn er twee biopten genomen uit de oksel waar we tien augustus uitslag van krijgen. Er is nog gezocht naar de andere klieren, maar die waren niet te vinden. Dat geeft hoop, maar ik verwacht nog een verhelderende pet scan.

Vakantie

Wij vertrokken de drieëntwintigste juli richting Tellin, België. We hadden via Natuurhuisje.nl een jagershuisje gehuurd aan de rand van de bossen. Een kleine vier uurtjes rijden. Ik en onze jongste met de volgeladen auto, en Enno met de middelste op de motor. We zouden er een weekje verblijven, hadden de laatste chemo hiervoor uitgesteld en verplaatst naar een week later.

Heen en weertje

Nu kwam er, op mijn laatste werkdag, bericht dat mijn MRI, op mijn verzoek was verplaatst van één september naar zesentwintig juli. Tja, dat laten we dan ook maar niet voorbij gaan, en dan kan de laatste chemo er ook wel achteraan. Even nagevraagd wat kan en mag, en zo wil het dat we dus op maandagavond weer terug zijn gereisd naar NL voor de MRI en laatste chemo in Sneek. Doordat het mooi in de ochtend gepland stond, konden we die middag weer terugreizen naar ons vakantiehuisje.

Uitslag laatste poll

Ik ben jullie nog een uitslag verschuldigd van de laatste poll over mijn logo. Jullie kozen grotendeels voor de eerste creatie. Met de opmerking dat deze rustig overkomt. Ik heb inmiddels toch weer een andere gemaakt. Ik vind zelf deze eigenlijk goed bij mij passen.

Geslaagd

Ik had het wel verwacht, maar was toch blij met het bericht van school. Was ergens nog bang dat ik een onderdeel was vergeten, of dat cijfers niet goed zijn ingevoerd. Geslaagd dus. 7 juli as de diploma uitreiking. YES!

Poll

In mijn vorige blog had ik een poll geplaatst, en jullie gevraagd wat mijn volgende stap zou moeten zijn. In totaal hebben 22 personen gereageerd. Top, dank jullie wel. Ik was echt benieuwd naar jullie voorkeur. Hieronder het resultaat;

Freelancer

Zoals je kunt zien zijn de meeste van mening dat starten als freelancer een goed plan is. Mooi om te lezen. Je zal het wel leuk vinden om te lezen dat ik mij inmiddels heb ingeschreven bij de KvK. Ik ga, per 1 augustus, als Virtueel Assistent aan de slag. Dat vind ik nogal spannend, maar wel erg leuk. Uiteraard bemoeit ook mijn twijfelende, alles afschietende en kritische brein ermee. Maar daar laat me niet door van de wijs brengen. Ik ga er voor, en zie wel waar en wat het me brengt. Heb in ieder geval al een opdracht binnen. Dat maakt nog spannender, maar dat zet me wel in de voorwaartse beweging.

Logo

Als startende VA-er ben ik verschillende Logo’s aan het knutselen met Canva. Erg leuk om mee te stoeien, maar ook hier ben ik weer benieuwd wat jij er van vinden, welk ontwerp spreekt je het meest aan. GO

ps. druk op de afbeelding van de logo’s om de afbeelding te vergroten.

Mijn laatste toetsen zijn achter de rug. Dossier moet langs de examencommissie en dan afwachten. In juli komt mijn diploma. YES…….

Maar wat nu? Wat is mijn volgende stap? Ik had het plan een HBO studie te gaan doen, gericht op HRM. Met mensen werken, uitvinden wat hun in de actieve stand zet. Ontdekken hoe ik talent kan inzetten in een team, hoe je een goed werkend team samenstelt. Door positief, maar realistisch te zijn. Waar gefaald en opnieuw geprobeerd mag worden. Waar goede communicatie en de wil om samen iets te creëren groot is. Waar ruimte is om elkaar te corrigeren en nieuwe inzichten te geven.

Helaas zet die rotziekte nu de plannen voor een nieuwe studie even stil, en daar houd ik niet van. Ik wil door. Plannen maken, uitvoeren, doorleren, vooruit, doelstellingen maken, gewoon doen, ontwikkelen en bezig zijn.

VA

Mijn man bracht mij op het idee om als freelancer te gaan werken. Daar ben ik nog volop aan het broeden. Heb me opgegeven voor een oriëntatie week als ‘Mulitpotential’ bij VA-school. VA staat voor Virtual Assistant. Iemand die op vele manieren bedrijven kan ondersteunen op een secretariaat, veelal op afstand, maar ik kan ook prima op locatie invliegen. Bijvoorbeeld als projectondersteuner aan de slag gaan bij een kortdurend project. Ik kan daarbij zelf aangeven wat ik aankan, en waar ik de tijd voor kan maken.

Op deze manier kan ik verder met door ontwikkelen op mijn eigen tempo, en hoop ik uiteindelijk die studie HRM op te pakken zodra ik hersteld ben. Plannen genoeg, nu nog uitvoeren. Stap voor stap, en alles op mijn tempo. Alleen al dit voortuit kijken en uitdenken geeft energie en stemt mij positief voor de toekomst.